Situation souvent perçue comme indésirable, sachez tout d’abord qu’être l’objet d’une vérification d’impôts ne présuppose pas forcément que vous avez enfreint les lois, caché des revenus ou fait des erreurs dans vos déclarations. En abordant cette situation comme tout autre situation d’affaire et en vous préparant à cette éventualité vous serez prêt à recevoir le vérificateur dans les meilleurs conditions.
(source: La Fédération Canadienne de l’Entreprise Indépendante – FCEI)
- Pour vos registres
La loi sur l’impôt sur le revenu confère à toute personne qui exploite une entreprise l’obligation de tenir des livres et registres détaillés et complets. Vos registres doivent être à jour. Vous devez être en possession des factures pour prouver vos dépenses et vos recettes. En général, vous êtes tenu de conserver vos dossiers pendant six ans. Certains registres doivent être conservés plus longtemps. - Quand le téléphone sonne
Habituellement, le vérificateur de l’impôt téléphone pour prendre rendez-vous. Même s’il demande à venir le lendemain, le ministère ne s’attend pas à ce que vous y consentiez, et cela pour plusieurs raisons d’ordre pratique. - Demandez un délai supplémentaire
Par exemple, si cela tombe à une période de l’année où vous êtes extrêmement occupé dans votre usine ou votre magasin, ou si vous êtes obligé de vous absenter de la ville et que vous désirez être là au moment de la vérification, demandez un délai supplémentaire. En général, vous l’obtiendrez si vous présentez des raisons valables. - Facilitez-lui le travail
Comme de nombreux dirigeants d’entreprise, vous ne connaissez peut-être pas les dossiers en détail et il vous faut le temps de rejoindre commis-comptable (surtout s’il travaille à temps partiel) ou votre comptable pour leur demander de réunir les dossiers dont le vérificateur aura besoin. Cela facilitera du même coup la tâche de ce dernier. - Posez des questions
Demandez sur quelles années d’imposition porte la vérification et quelle est l’entreprise visée si vous en avez plusieurs. En général, la vérification porte sur deux ou trois années d’imposition. Vous éviterez ainsi d’aller chercher des dossiers inutiles. Les vérificateurs de l’impôt ne peuvent remonter que quatre ans en arrière, à moins qu’ils ne soupçonnent une fraude, auquel cas ils peuvent remonter plus loin. - Justification de la vérification
Le vérificateur de l’impôt consacre généralement trois à quatre jours à l’étude des dossiers lorsque la vérification porte sur deux années d’imposition. Toutefois, cela peut aussi bien ne durer qu’un jour ou au contraire plusieurs semaines. Plus les vérificateurs consacreront de temps aux dossiers, plus ils s’éfforçeront de trouver des irrégularités pour justifier leur emploi du temps vis à vis de leur supérieur. C’est dans la nature humaine. Il vaut donc mieux que vous sachiez exactement quelles sont les années d’imposition visées et que vous présentiez des dossiers complets portant sur ces années. - Découragez les vérifications qui sont faites “à tout hasard”
Il est très exceptionnel que le vérificateur examine les registres de l’année en cours, qui n’a pas encore fait l’objet d’une déclaration d’impôt. Si vous lui présentez uniquement les dossiers des années qui l’intéressent, il ne sera pas tenté de vérifier le reste à tout hasard. - Soyez agréable et courtois
Ayez une attitude agréable et courtoise envers le vérificateur. Donnez-lui un bureau dans un coin tranquille. S’il a besoin de renseignements complémentaires, demandez à votre commis-comptable de les lui fournir. Évitez que le personnel ne bavarde avec lui. Plus il faudra du temps pour obtenir des renseignements ou s’occuper du travail, plus il tiendra à trouver de quoi justifier l’emploi du temps. - Évitez de monter la garde
Cela ne veut pas dire que vous devez monter la garde près du vérificateur. Après tout, votre entreprise doit continuer de tourner. Vos clients, votre personnel ou vos fournisseurs ont besoin de vous. D’un autre côté, vous ne pouvez pas disparaître dans l’espoir que votre absence incitera la personne à partir. Il a un travail à faire, mais vous aussi. - Pas plus de trois personnes
Le vérificateur de l’impôt ne doit questionner que trois personnes: vous-même, votre commis-comptable et votre comptable. Certaines questions sont faciles à régler. S’il recherche certaines factures ou certains chèques, votre commis-comptable devrait pouvoir les trouver. S’il a des questions à poser sur les activités de l’entreprise, vous devriez être en mesure de lui répondre. Quand les questions portent sur les états financiers ou les déclarations d’impôt, c’est alors à votre expert-comptable d’y répondre. - Ne faites pas semblant de comprendre
Demandez au vérificateur de dresser la liste des questions qu’il désire vous poser et de les passer en revue avec vous à la fin de la journée. Si vous ne comprenez pas une question ou si elle est de nature comptable ou fiscale, chargez votre comptable d’y répondre. N’essayez pas d’expliquer des choses que vous ne comprenez pas. - Les raisons de la vérification
Le vérificateur est là pour vous faire payer des impôts supplémentaires, c’est son travail. En général, votre entreprise a été choisie pour une raison bien précise. Il se peut que vos frais de déplacement ou de représentation semblent trop élevés, ou votre marge bénéficiaire trop faible. Il se peut aussi que le ministère fasse des vérifications dans votre secteur d’activités. Les prêts consentis à des actionnaires, les abris fiscaux, les transactions inhabituelles sont autant de motifs de vérification. On peut aussi vouloir examiner vos dossiers pour vérifier si les paiements que vous avez faits ont été déclarés par leurs bénéficiaires. Ou encore, on veut voir si vous avez déclaré des paiements reçus de personnes qui ont déjà fait l’objet d’une vérification. - Prenez l’initiative
Quand le vérificateur a terminé son travail, demandez-lui s’il va changer quoi que ce soit dans vos déclarations d’impôt. S’il vous dit qu’il n’y aura pas de changements, cela ne va pas plus loin. S’il y a des changements, faites-vous expliquer chacun d’eux en détail. Dites-lui que vous souhaitez avoir l’occasion d’examiner ces changements et d’en discuter ultérieurement avec lui. - Faut-il contester ?
Examinez avec votre expert-comptable chacun des changements afin de voir s’il y a lieu de les accepter ou de les contester. Certains changements qui peuvent sembler mineurs risquent d’avoir des conséquences plus graves, car ils établiront un mauvais précédent pour les années à venir. - Présentez votre point de vue
Si vous estimez que le vérificateur a tort, rencontrez-le en compagnie de votre comptable pour lui faire valoir votre point de vue. Après tout, vous aviez une bonne raison d’établir votre déclaration d’impôt comme vous l’avez fait. - Jusqu’où on peut aller
Il se peut que le vérificateur et votre expert-comptable ne puissent se mettre d’accord. Demandez de rencotnrer le supérieur du vérificateur pour tenter de convaincre le ministère que vous avez raison. C’est à votre expert-comptable de décider jusqu’où il est possible d’aller. - Il faut persévérer
Il est important de persévérer au stade de la vérification. Vous avez évidemment le droit d’interjeter l’appel et de déposer un avis d’opposition. Les points en litige seront alors examinés par un autre représentant du ministère, à un niveau différent. Il se peut que ce soit la seule solution, mais il revient beaucoup moins cher de régler la question au stade de la vérification initiale. Un compromis permet parfois de satisfaire les deux parties. - Considérations importantes
Il y a certains principes à ne pas oublier. La plupart des vérificateurs de l’impôt sont des gens raisonnables. Néanmoins, si vous tombez sur une personne intransigeante ou qui s’attend à ce que votre entreprise s’arrête de tourner pendant que vous cherchez un reçu, communiquez avec votre expert-comptable pour voir s’il n’y a pas lieu de demander que la personne soit remplacée. - C’est à vous de le prouver
D’un autre côté, le vérificateur détient de vastes pouvoirs, Il peut exisger tous les renseignements dont il a besoin pour établir si vous vous conformez à la loi. Il peut examiner les dossiers d’un tiers pour voir s’il manque quelque chose. Si vous estimez que votre traitement est incorrect, c’est à vous de prouver le contraire. - Vos meilleurs moyens de défense sont de bons dossiers
La meilleure façon de vous défendre, c’est d’avoir de bons dossiers, des justifications logiques et une bonne planification fiscale. La meilleure façon de vous préparer à la visite du vérificateur, c’est de bien réfléchir à ce que vous faites quand vous préparez vos états financiers et vos déclarations d’impôt.
Source: Fédération Canadienne de l’Entreprise Indépendante – www.fcei.ca
